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Você sabe do potencial dos discadores preditivos e o que ele pode fazer pelo seu negócio? Hoje, as empresas apostam na tecnologia de telefonia para ligações, vendas internas e suporte ao cliente. Porém, quantas organizações implementam corretamente a tecnologia de chamada para obter a máxima eficiência em suas ligações e operações? O número é surpreendentemente baixo.

Muitos se contentam com máquinas de discagem manual, nas quais um agente precisa discar manualmente os números para ligar. A maioria das chamadas vai parar na secretária eletrônica, algumas são ativas e outras estão indisponíveis. Após todo o tempo perdido em discagem, quantas chamadas produtivas você acha que um agente consegue fazer por dia? Muito poucas. 

E se eu te disser que existe uma tecnologia de discagem que pode resolver todos esses problemas e muito outros do seu call center? O software de discagem preditiva está no mercado há alguns anos, mas apenas algumas empresas empregam essa tecnologia inovadora para impulsionar suas ligações e reduzir a taxa de improdutividade.

O que são discadores preditivos?

Um discador preditivo é um sistema inteligente de processamento e gerenciamento de chamadas. Emprega algoritmos de computador, baseados em estatística complexa, para fazer chamadas para números de telefone alimentados a um banco de dados e atribuir chamadas ao vivo aos agentes disponíveis. Este é um processo contínuo, portanto, não há tempo de espera para cada chamada. Ele começa a discar números alguns segundos antes de um agente terminar uma ligação, para que ele possa atender imediatamente a próxima ligação, sem tempo de inatividade.

A maior vantagem desse software de discagem automática de chamadas é que ele emprega algoritmos eficientes para prever quanto tempo um agente estará em uma chamada e quando exatamente deve fazer a próxima chamada. 

Os discadores preditivos também analisam quantas chamadas devem ser realizadas, considerando a taxa de queda de chamadas para essa campanha específica e analisa outros dados derivados por métodos estatísticos. 

Com base em parâmetros predefinidos, como o número de agentes disponíveis, o número de linhas operacionais e o tempo médio de um agente em uma chamada, ele pode alterar a frequência das chamadas ou a taxa de discagem.

Saiba também da regulamentação da discagem preditiva no Brasil, as transformações dessa tecnologia e o que deve mudar. 

7 Vantagens dos Discadores Preditivos

Este software revolucionou o setor de interação com o cliente, aumentando a eficiência dos agentes. Agora, um agente pode fazer duas chamadas no mesmo intervalo de tempo que antes levava para fazer uma única chamada na discagem manual, considerando o tempo de 30 segundos de conexão. 

O fato do agente não ter tempo ocioso – realizando chamadas que resultam em caixa eletrônica ou ocupado – recebendo apenas chamadas ativas para dar prosseguimento ao atendimento, traz mais agilidade e também mais motivação ao funcionário que pode se dedicar ao que realmente importa: prestar um excelente atendimento ao cliente

A triagem é realizada pelo discador preditivo e isso reduz o tempo improdutivo gasto durante as operações. O discador não apenas detecta os resultados da chamada, mas também coloca os registros em diferentes listas categorizadas no banco de dados do servidor. 

Além disso, os discadores preditivos também podem aprender com esses padrões de chamada e incorporar alterações em sua estrutura de chamada; tudo isso sem intervenção humana!

O tempo adicional também dá ao operador de telemarketing mais tempo e flexibilidade para implementar estratégias de vendas mais convincentes e converter o lead, o que trará mais lucros para sua empresa.

Vejamos algumas outras vantagens importantes do uso de discadores preditivos para o seu negócio:

1- Distribuição inteligente de chamadas

O discador preditivo pode atribuir chamadas de forma inteligente aos agentes disponíveis. O sistema não espera que um agente específico esteja disponível, pois espera-se que todos os agentes da equipe sejam igualmente competentes para lidar com qualquer chamada. Isso significa que o agente não pode escolher qual chamada quer atender. 

2- Consulta facilitada de histórico de chamadas

Um discador preditivo ajuda a organizar e gerenciar o banco de dados do cliente e a manter todos os registros relevantes no sistema. É possível consultar facilmente o histórico e obter informações relevantes dos registros de chamadas. 

O operador recebe uma lista separada de números que estavam ocupados ou que não receberam respostas e liga para eles. Um registro local de ‘não perturbe’ também é mantido para que o gerente saiba quem não deseja ser chamado novamente. Um agente pode descartar uma chamada manualmente, mediante solicitação, após encerrar a chamada. Ele também pode filtrar os números que não têm potencial de conversão.

3- Sistema indicado para vendas e SAC

Essa tecnologia pode ajudar a combinar as chamadas em um call center que lida com vendas e atendimento ao cliente. Um discador preditivo e um sistema automatizado de distribuição de chamadas podem trabalhar em conjunto para atribuir chamadas aos agentes disponíveis. 

O sistema combinado também pode manter as pessoas na fila de atendimento caso os agentes não estiverem disponíveis. Um agente pode ligar de volta para o cliente e fornecer o serviço solicitado em caso de desistência de espera.

4- Melhora da eficiência dos agentes

Ajuda a melhorar a eficiência de cada agente que trabalha em equipe. Oferece aos agentes a chance de melhorar suas habilidades de atendimento e torna o trabalho desafiador. Isso reflete em mais motivação do agente e facilita o cumprimento das metas de vendas.

5- Atualização automática do banco de dados

Um discador ajuda a manter sempre o banco de dados atualizado. Listas de retorno de chamada com os horários de preferência para retorno são mantidos separadamente. Quando chegar a hora, o sistema fará automaticamente a ligação, colocará um agente na ligação e o apoiará em tempo real com as informações relevantes sobre o cliente e o histórico de ligações anteriores.

6- Monitoramento do desempenho dos agentes

Os gerentes também podem monitorar o desempenho dos agentes por meio das interfaces integradas de monitoramento e gravação de chamadas. O treinamento adequado pode ser fornecido posteriormente ou em tempo real para melhorar as habilidades do agente no atendimento ao cliente. Esses sistemas também possuem ferramentas de relatório incorporadas que permitem aos gerentes extrair os relatórios de desempenho de cada agente.

7- Redução de custos

A redução de custos é outra grande vantagem. Você não precisará de uma configuração dispendiosa de PABX, de uma operadora que mantenha manualmente o registro de chamadas ou roteie as chamadas para os agentes.

Ainda está pensando se você deve obter discadores preditivos ou não? Garantimos um retorno do seu investimento com a retenção de clientes e aumento das vendas. Entre em contato!

Nos últimos anos, as empresas prestadoras de serviço de telemarketing, cobrança e call-center em geral estão sendo cada vez mais pressionadas por leis impostas pelos governos e iniciativas de autorregulamentação criadas pelos contratantes. Como será o futuro dessa prática? Quais são as alternativas que devem surgir?

Para entendermos onde isso tudo pode chegar, é importante compreender a evolução do discador, principalmente a discagem preditiva, no Brasil e no mundo, bem como qual é a forma adotada pelos países da Europa e América do Norte para regulamentação tais atividades.

História da discagem preditiva

A discagem preditiva surgiu da necessidade natural de ocupar melhor a mão de obra contratada para as operações conhecidas como Outbound, ou seja, operações onde uma empresa precisa contatar clientes em altos volumes diariamente.

Além das operações de vendas, conhecidas como “televendas”, existem muitas outras necessidades não tão conhecidas de contato com clientes, seja no formato B2C (empresas com pessoas físicas) como B2B (empresas com empresas).

Além do telemarketing (televendas), cobrança (telecobrança), temos as modalidades de agendamentos (visitas, consultas, atendimento de guichê), o telesales (que é a substituição de equipes de campo por vendedores sentados em suas posições de atendimento.

As empresas têm a necessidade de telefonar maciçamente para uma base de contatos por vários motivos e necessidades diferentes.  As primeiras operações eram constituídas de uma listagem e um telefone em cima de uma mesa, como podemos ver no filme “O Lobo de Wall Street”. Com o tempo, as operações foram se automatizando.

Da discagem manual, diretamente do “disco” (de onde surgiu o termo discar), as operações evoluíram para a discagem por teclas (telefone digital) e depois para a discagem computadorizada (discador preview), que, ao clicar em um nome, a discagem é realizada imediatamente. 

Logo em seguida surgiu o discador power, que é similar ao preview com o diferencial de ter início automático, não necessitando da intervenção do agente.

Baixa Ocupação de Agentes

Todos os modelos citados anteriormente enfrentam o mesmo problema, que é o fato do operador ficar ocioso e aguardando o processo de discagem. Nesse processo, ele escuta:

• Discagem (os sons que chamamos de DTMF)

• Toque (tom de ring ou ringback)

O operador também pode ouvir a caixa postal do celular ou telefone fixo, secretária eletrônica, som de ocupado, mensagem de telefone inexistente, dentre outras possibilidades.

Com isso, percebeu-se que, dentro do turno de 6 horas regulamentado no Brasil, a maior parte do tempo do agente era perdido discando ou ocioso esperando uma chamada.

Se você calcular que algumas dessas operações podem facilmente ter mais de 1000 pessoas envolvidas, percebemos o desperdício de produtividade nesses modelos antigos de discagem.

Abaixo veja um exemplo de cálculo de 1000 pessoas com baixa ocupação para entender o desperdício que isso pode gerar:

• Salário Mensal: 900,00

• Encargos: 70%

• Horas Mensais: 144

• Ocupação: 50%

• 1000 x (R$ 900,00 + R$ 630,00) * 0,5 = R$ 765.000,00

Isso comprova que a baixa ocupação dos agentes, para operações médias ou grandes tem um custo de ineficiência muito grande.

Com essa pressão para reduzir custos, o discador preditivo foi ganhando espaço nas operações, prometendo elevar as ocupações para patamares acima de 80%, e até mais em alguns casos.

Então, como a discagem preditiva consegue atingir esses patamares de ocupação? É claro que para isso ele tem alguns diferenciais. Como vimos, as principais fontes de ineficiência são:

1) O agente é obrigado a ouvir a chamada sendo discada

2) O agente é obrigado a ouvir o ringback.

3) A chamada pode acabar em caixa postal, ocupada, não-existente.

Além dos problemas acima, ainda temos a possibilidade de discar e não encontrar a pessoa certa, que pode ser resolvido com os robôs do CPC.

Vantagens da discagem preditiva

Diferente dos modelos acima, a discagem preditiva consegue elevar a ocupação e, portanto, melhorar a eficiência financeira das operações.

Isso reflete em menor custo para os clientes dessas empresas, porque, com a grande concorrência do setor, as empresas com maior produtividade, que conseguem automatizar suas áreas, acabam sendo obrigadas a repassar parte desses ganhos aos clientes, trocando por Market share.

Como o Discador Preditivo Soluciona os Problemas?   

Problema 1 e 2: O agente é obrigado a ouvir a discagem e o ringback

Solução: Para resolver esse problema, o discador faz o processo de discagem com base em cálculos, e não envolve nenhum agente humano nesse momento. Com o tempo ele aprende que a cada 10 discagens, ele consegue apenas 3 “alôs”, então ele se programa e auto-corrige o tempo todo para entregar chamadas apenas com o “alô” para os agentes do call-center.

Problema 3: Chamadas ocupadas, número não existe, etc

Solução: O discador conta com algoritmos de detecção para secretária eletrônica, mensagem de operadora, dentre outras sinalizações que não interessam entregar ao agente. As palavras-chave aqui são AMD (Answer Machine Detection) e CPA (Call Progress Analysis).

Como é possível observar, os melhores discadores preditivos entregam chamadas melhores, com pessoas reais do outro lado, prontas para conversar, melhorando consideravelmente a produtividade do call-center.

Para realizar todos esses processos com tanta eficiência, o discador precisa, muitas vezes, discar mais chamadas do que precisa. Se algum cálculo sair um pouco errado, por exemplo, se por algum azar todas as chamadas daquele momento durarem um pouco mais, ele será obrigado a descartar algumas chamadas.

O mercado chama tal processo de “drop”. Quanto maior o drop permitido na operação (pois é um parâmetro configurável), maior será a ocupação, mas também a quantidade de clientes que atenderá chamadas que serão desligadas rapidamente sem ter uma continuidade (dropadas).

Então com isso temos uma boa visão do que a discagem preditiva faz para os call-center e telemarketings, e também vemos porque o uso indiscriminado da ferramenta está provocando iniciativas de autorregulamentação e de regulamentação governamental.

Regulamentação nos Estados Unidos

Talvez uma forma de entender o futuro dessa ferramenta seja entender as regulamentações estrangeiras.

Nos Estados Unidos, as regras de televendas são regulamentadas pelo FTC (Federal Trade Comission). As regras do FTC são as seguintes, por campanha:

• Máximo de 3% de drop (abandono)

• Telefone tocar por pelo menos 15 segundos ou 4 rings

• No caso de alô, e não conseguir agentes em 2 segundos, colocar uma gravação com o nome da empresa que está ligando e um telefone de contato.

• Manter documentação auditável dos números acima.

• A cada 30 dias os números são resetados.

A Comissão Federal de Comércio (FTC) e a Comissão Federal de Comunicações (FCC) estão desenvolvendo ações para tentar barrar as chamadas de robôs. O volume de ligações indesejadas, incluindo as feitas por robôs de telemarketing, tem mudado. Foram registradas, pelo FCC, 232 mil em 2018 e 185 mil em 2017.

Os EUA criaram um cadastro em que os consumidores que não querem receber chamadas de telemarketing podem registrar seus números de contato. Entretanto, nos EUA os robôs evoluídos aprenderam a burlar o cadastro.

Segundo dados do FTC, mais de 5 milhões de reclamações foram feitas em 2018 de americanos que se registraram nesse sistema “Do Not Call” e mesmo assim continuaram recebendo ligações de empresas.

Regulamentação na Austrália

A Austrália possui um conjunto de regulamentos nacionais de publicidade conhecidos como Lei do Consumidor da Austrália (ACL), que seguem a precedência estabelecida por legislação semelhante em outros países.

A ACL abrange tópicos como propaganda enganosa, propriedade intelectual e regulamentação de preços – um entendimento completo dessas leis é essencial para os novos negócios australianos e para os profissionais de marketing internacionais.

A Austrália também possui suas próprias leis de marketing relacionadas a chamadas de telemarketing e spam, estabelecidas pela Lei de Spam do país em 2003.

Ao fazer uma chamada de marketing, a gravação ou o agente que faz a ligação deve fornecer informações específicas assim que a ligação é iniciada, como:

  • O nome da pessoa que fez a chamada
  • O nome da empresa ou organização que ela representa
  • O objetivo da chamada

Se solicitado, você também deve estar preparado para fornecer ao destinatário as seguintes informações:

As informações de contato da empresa ou organização que está fazendo a ligação.

O nome e as informações de contato da pessoa em sua organização responsável por lidar com consultas e reclamações.

Além disso, você só pode fazer chamadas de telemarketing durante períodos específicos, ou seja, em dias úteis das 9:00 às 20:00 e aos sábados, das 9:00 às 17:00.

Regulamentação na Inglaterra

No Reino Unido era comum nos anos 90 receber ligações não-solicitadas dez vezes ao dia, assim como acontece no Brasil.

Porém, as agências reguladoras de marketing do Reino Unido começaram a adequar os discadores preditivos a seus códigos de conduta. Sem o monitoramento frequente e penalidades, não houve uma mudança expressiva quanto a isso.

Nos anos 2000 as regras passaram a ser extremamente rígidas para discadores preditivos e têm produtividade limitada. As associações empresariais do país solicitaram que as atividades de outbound passassem a ser opt-out ao invés de opt-in.

Os consumidores também pediram para dar opt-out em escala nacional. Com isso, grande parte dos consumidores aderiram às listas “Do Not Cal” .

Como está a situação no Brasil atualmente?

Atualmente as ações de telemarketing no Brasil precisam estar adequadas às seguintes regras:

  • Do-not-call nacional (sim)
  • Do-not-call estados (sim)
  • Regras de renitência (autorregulamentação)
  • Regras de drop (não)
  • Gravação da chamada (permitida)

Podemos inferir que as regras brasileiras ficarão cada vez mais similares às regras mais rígidas dos países ocidentais mais desenvolvidos, portanto existe uma grande probabilidade de nos aproximarmos cada vez mais dessas realidades e, em alguns casos, até mesmo sermos mais rigorosos.

Alguns exemplos de regulamentações que devem surgir são:

1) Regulamentação do drop.

2) Exigência de falar alguma coisa antes de dropar a chamada.

3) Colocar a opção de opt-out dentro da própria chamada.

4) Ter um 0800 para se cadastrar em um do-not-call não global, ou seja, para aquela empresa específica.

Recentemente, a Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) determinou que as empresas devem implementar uma lista nacional de consumidores que não querem receber chamadas de telemarketing destinadas a oferecer serviços de telefonia, TV por assinatura e internet.

Essas empresas devem criar e divulgar um canal, pelo qual o consumidor poderá manifestar seu desejo de não receber ligações.

Assim, as empresas ficam proibidas de efetuar ligações telefônicas para oferecer pacotes de serviços de telecomunicações para os consumidores dessas listas. A Anatel também estuda uma forma de combater as ligações mudas e realizadas por robôs, mesmo que objetive vender serviços de empresas não regulamentadas.

As empresas nacionais implementaram a opção de “não perturbe” como compromisso e código de conduta de autorregulamentação das práticas de telemarketing.

Cada vez mais, as empresas deverão limitar os abusos e passar a realizar contato com pessoas realmente interessadas naquela ligação, produto ou serviço.

Discussões sobre o tema no Brasil

Muitas são as reclamações dos consumidores e seus representantes, como é o caso do Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor) referente às ligações incessantes de robôs, em qualquer horário do dia e da noite.

Para se ter uma ideia, apenas na Anatel foram registradas 11 mil queixas em 5 meses. Segundo uma pesquisa vinculada ao Ministério da Justiça e Segurança Pública, 92,5% dos entrevistados disseram receber ligações indesejadas de telemarketing, sendo que 56% são ofertas de serviços realizadas por robôs.

Com base nesse cenário, muitas operadores preocupadas encaminharam propostas de autorregulamentação à Anatel se comprometendo a mudar suas regras para chamadas dois dias na semana e não mais que três vezes ao dia para o mesmo consumidor, mas isso ainda tem gerado muita discussão.

Ainda não se sabe ao certo como ficará, mas com a Lei Geral de Proteção de Dados que irá entrar em vigor em 2020 e vem para garantir a privacidade e segurança dos dados dos consumidores isso deve mudar.

As operadoras também estão negociando individualmente com os órgãos reguladores. A criação dessas regras sobre vendas e serviços de telecomunicações está sendo conversada no âmbito da revisão do Regulamento Geral de Direitos do Consumidor de Serviços de Telecomunicações da Anatel e deve ir à consulta pública ainda esse ano.

Atualmente, as empresas brasileiras que incomodarem os consumidores podem ser multadas em até R$ 9 milhões. Um projeto de lei procura aumentar isso para R$ 50 milhões.

No Brasil pode acontecer algo parecido. Se a ideia é continuar ligando para os consumidores, oferecendo soluções e serviços, será necessário cortar drasticamente as ligações desagradáveis, tendo regulamentação ou não para controlá-las.

Os consumidores não querem mais ter que atender chamadas que não têm interesse, por isso, quando mais personalizada e seletiva for uma chamada, melhor para a empresa e também para o consumidor.

Isso indica que as empresas devem ter uma preocupação constante e organizar suas chamadas de modo que não atrapalhe a vida dos seus consumidores. Não se trata do fim do telemarketing, e nem de robôs, mas de uma nova era, em que os robôs e atendentes humanos devem ser treinados para não invadir privacidade e ultrapassar limites.

Cobrança: um assunto à parte

No Brasil, a discagem preditiva já chegou ao mercado de cobrança, mas as regulamentações e o Do Not Call não se aplicam às empresas de cobrança, pois existe o entendimento de que é legítimo cobrar dívidas por telefone e, muitas vezes, fica explicitado nos contratos de compra e venda que o cliente poderá ser cobrado por meio de telefone, SMS, WhatsApp e até mesmo presencialmente em casos mais extremos.

Uma nova tendência neste mercado é a cobrança 100% digital, também conhecida como régua digital, mas isso é assunto para outra postagem. Continue acompanhando nosso blog para mais informações.

Como você acha que será o futuro das chamadas de telemarketing? Como sua empresa está lidando com essas regulamentações?